Planificar un evento en redes sociales

La presencia online de tu empresa se hace indispensable para cualquier negocio que quiera tener éxito en el mundo offline. Para ello es fundamental, además de estar en internet, tener una estrategia de marketing online coherente con la llevada a cabo en el día a día de la empresa. Es el llamado marketing 360º.

Si tienes previsto llevar a cabo o formar parte de un evento no descuides tu comunicación online en web o redes sociales. Por ejemplo, si participas en un evento de entrega de premios, la planificación del mismo es primordial. A continuación te damos unas claves de cómo comunicar un evento en redes sociales.

Planificar, planificar, planificar: clave de tu evento

En marketing online, como en la vida misma, la clave del éxito radica en gran medida en la capacidad de planificación y ejecución de tus acciones para conseguir tus objetivos. Igual que a la hora de comunicar un evento en Twitter, Facebook y demás redes sociales.

Promocionar tu evento en la web de la empresa y en los canales social media en los que estés presente debe de llevarse a cabo con una estrategia tanto de timing como de contenido. Es importante presentar una comunicación del evento coordinada por su diseño, por su lenguaje y por los tiempos de publicación en las diferentes plataformas.

Podemos dividir un evento y su comunicación online en tres fases: pre- evento, evento y post- evento. En cada fase de promoción, la comunicación del acto en sí será distinta y, por lo tanto, tendrá objetivos diferentes.

Pre- evento

Antes de que llegue el gran día, deberás de realizar una labor previa de búsqueda de información, así como la creación y monitorización del hashtag del evento, tener siempre a mano un documento que recoja las preguntas frecuentes y comenzar a publicar tu evento dando a conocer el mismo en tus canales sociales.

• Recopilar información:
  Antes del día D, tendrás que llevar a cabo una labor de documentación y recopilación de información: imágenes, fotos, horarios, ubicación, actividades que se van a realizar, infografías, timing de la entrega de premios así como los galardonados, y todo lo que pueda servirte de utilidad para conocer a fondo el evento de entrega de premios.
• Crear un hashtag:
  Tu evento ya debería de “nacer” con un hashtag, pero si no es así… ¡no puedes no tenerlo! Es la forma en que todo el mundo pueda seguir el transcurso del mismo. Ubicar en una única palabra toda la actividad alrededor del mismo y, además, podrás monitorizar cómo se está desarrollando, qué opiniones está generando y responder en tiempo y forma a todas las dudas que puedan surgir.
• Documento de preguntas frecuentes:
  Tener un documento de preguntas frecuentes ya creado y a mano te facilitará la vida, y además, podrás tener una única guía de estilo de comunicación ya que la adecuarás previamente, evitando así que te dejes llevar por el “calor” del momento.

  También serás más ágil respondiendo, y el tiempo de espera de los usuarios será menor, lo que dará una mayor sensación de eficacia a tus seguidores.

• Comunicación del evento en Twitter y Facebook:
  Un community manager en eventos te ayudará a saber cuando es el momento de lanzar la información. Ni antes ni después: demasiado pronto, aburrirás a tu comunidad. Demasiado tarde, podrías hacer que no se enteran con suficiente tiempo.

  ¿Cuando es el momento adecuado? Dependerá de la entrega de premios en sí, de su relevancia local o nacional, así como del tiempo: ¿se conocen los premiados en el momento?, ¿se sabe previamente quién va recibir qué premio y por qué?, ¿los finalistas se saben con mucha antelación?

  Todas estas preguntas y sus respuestas, repercutirán en tu estrategia de comunicación del evento en las redes sociales.

Evento

¡El gran día ha llegado! Lo ideal será que narres en directo todo lo que ocurre, por lo que es importante que actualices tus perfiles pero sin abusar. Actualiza de forma coherente: comunica que ha llegado el día D, la presencia de los invitados, curiosidades o cómo va la entrega de premios. Te será de gran ayuda que tengas un timing de cómo va a transcurrir la entrega de premios.

Los eventos en redes sociales pueden darte una repercusión importante: no solo para aquellos que te conoces previamente, si no también para los desconocidos.

No olvides estar activo durante el transcurso. Responder a las dudas de los usuarios en el momento y dar información de interés para todos los presentes pero también para aquellos que lo están siguiendo a través de tu cuenta. Por lo que siempre, siempre, has de contextualizar la información que estás dando.

Tu evento no se vive solo en Twitter. No descuides tus redes sociales o tu blog. Facebook no está tan abierto a la inmediatez como Twitter pero si a la información más en profundidad: aprovecha para subir álbumes de fotos, archivos con contenido interesante u otras informaciones que te permitan mejorar tu engagement (como los videos).

Tu web o blog debe de ir al unísono, ¡no te olvides de actualizarlo!

Post- evento

Ya ha terminado el evento offline pero en el mundo online no: llega la repercusión. La gente seguirá hablando y comentando todo lo ocurrido. No dejes de atender tus eventos en redes sociales una vez terminado.

Además, deberás de comunicar en tu web y blog así como en redes sociales un resumen, unas conclusiones o un agradecimiento que cierre el círculo de comunicación y de promoción del evento.

Por último, antes de que des carpetazo a tu evento te recomendamos que realices un análisis de tu comunicación, promoción y difusión del evento en redes sociales. Los datos que arroje tu análisis será la mejor forma de mejorar en futuras ocasiones.